Domain ja sähköposti – mitä yrittäjän pitää tietää

Domain on verkkosivustosi osoite, esimerkiksi yrityksesi.fi. Yrityssähköposti kuten info@yrityksesi.fi tulee usein saman domainin mukana. Nämä ovat perusasioita joita jokaisen yrittäjän kannattaa ymmärtää, vaikka ei olisi tekninen asiantuntija. Käydään läpi mitä tarvitset ja kuinka saada yrityssähköposti käyttöön.

Mikä on domain

Domain on osoite jolla ihmiset löytävät sivustosi internetistä. Kun joku kirjoittaa selaimen osoiteriville yrityksesi.fi, selain vie hänet oikeille sivuille. Domain on siis yrityksesi verkko-osoite ja samalla osa brändiäsi.

Domainin voi rekisteröidä yleensä vuodeksi tai useammaksi kerrallaan. Sen omistaja voi käyttää sitä sekä verkkosivuihin että sähköpostiin. Yleisimmät päätteet Suomessa ovat .fi ja .com. Suomalaiselle pienyritykselle .fi-pääte on usein paras valinta koska se kertoo heti että yritys toimii Suomessa.

Miten saat domainin

Domainin voi ostaa rekisteröijältä. Suomessa tunnettuja rekisteröijiä ovat esimerkiksi Louhi, Domainhotelli ja Webhotelli.fi. Kansainvälisiä vaihtoehtoja ovat Namecheap ja Cloudflare.

Hinta on tyypillisesti 10–30 euroa vuodessa riippuen päätteestä ja rekisteröijästä. Kun olet ostanut domainin, voit yhdistää sen verkkosivuihisi ja sähköpostipalveluun. Rekisteröijä antaa ohjeet yhdistämiseen tai voit pyytää verkkosivujen tekijääsi hoitamaan sen.

Valitse domain joka on lyhyt, helppo kirjoittaa ja muistaa. Vältä väliviivoja ja numeroita jos mahdollista. Yrityksen nimi sellaisenaan on usein paras vaihtoehto.

Miksi yrityssähköposti näyttää ammattimaisemmalta

Yrityssähköposti kuten info@yrityksesi.fi tai nimi@yrityksesi.fi kertoo asiakkaalle että olet vakavasti otettava yritys. Gmail- tai Outlook-osoite voi toimia, mutta se ei anna yhtä ammattimaista vaikutelmaa.

Ajattele tilannetta asiakkaan näkökulmasta. Saat kaksi tarjousta sähköpostiin: toinen tulee osoitteesta matti.meikalainen@gmail.com ja toinen osoitteesta matti@meikalaisen-remontti.fi. Kumpi vaikuttaa luotettavammalta? Yrityssähköposti viestii että toimintasi on vakiintunutta ja ammattimaista.

Kuinka saada yrityssähköposti — vaihe vaiheelta

Yrityssähköpostin käyttöönotto on yksinkertaisempi prosessi kuin moni luulee. Tässä askeleet:

1. Hanki domain

Jos sinulla ei vielä ole omaa domainia, hanki se ensin. Valitse yrityksesi nimeen sopiva osoite ja rekisteröi se. Tämä on edellytys omalle yrityssähköpostille.

2. Valitse sähköpostipalvelu

Sinulla on useita vaihtoehtoja:

• Google Workspace (entinen G Suite) — tuttu Gmail-käyttöliittymä mutta omalla domainilla. Hinta noin 6–12 €/kk per käyttäjä. Sisältää myös Google Driven ja kalenterin.
• Microsoft 365 — Outlook omalla domainilla. Hinta noin 5–12 €/kk per käyttäjä. Sisältää myös Office-sovellukset.
• Isännöintipalvelun sähköposti — monet webhotellit tarjoavat sähköpostilaatikoita osana hosting-pakettia. Usein edullisin vaihtoehto, mutta ominaisuudet voivat olla rajatummat.

Pienyrittäjälle isännöintipalvelun sähköposti on usein riittävä ja edullisin. Jos tarvitset laajempia ominaisuuksia kuten jaettuja kalentereita tai suuren tallennustilan, Google Workspace tai Microsoft 365 ovat parempia valintoja.

3. Määritä DNS-asetukset

Sähköpostipalvelu vaatii muutoksia domainisi DNS-asetuksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa MX-tietueiden lisäämistä jotka kertovat mihin sähköpostit ohjataan. Palveluntarjoaja antaa tarkat ohjeet ja useimmiten asetukset saa tehtyä muutamassa minuutissa.

Jos tämä kuulostaa tekniseltä, älä huoli. Verkkosivujen tekijäsi tai isännöintipalvelusi asiakaspalvelu voi auttaa. Kyseessä on kertaluonteinen asetus.

4. Luo sähköpostilaatikot

Kun DNS-asetukset ovat kunnossa, voit luoda haluamasi sähköpostiosoitteet. Tyypillisiä osoitteita ovat:

• info@yrityksesi.fi — yleinen yhteydenottosähköposti
• etunimi@yrityksesi.fi — henkilökohtainen työsähköposti
• laskutus@yrityksesi.fi — laskutusasioihin

Aloita yhdellä tai kahdella osoitteella. Voit lisätä niitä myöhemmin tarpeen mukaan.

5. Ota käyttöön puhelimessa ja tietokoneessa

Yrityssähköposti toimii samalla tavalla kuin mikä tahansa sähköposti. Voit käyttää sitä selaimessa, puhelimen sähköpostisovelluksessa tai Outlookissa. Palveluntarjoaja antaa asetukset joilla lisäät tilin laitteeseesi. Useimmissa tapauksissa sähköpostiosoite ja salasana riittävät ja asetukset tunnistetaan automaattisesti.

Mitä yrityssähköposti maksaa

Yrityssähköpostin hinta riippuu valitsemastasi palvelusta. Isännöintipalvelun kautta sähköposti voi sisältyä hosting-pakettiin ilman lisämaksua tai maksaa muutaman euron kuukaudessa. Google Workspace ja Microsoft 365 ovat kalliimpia mutta tarjoavat enemmän ominaisuuksia.

Pienyrittäjälle kustannus on tyypillisesti 0–12 euroa kuukaudessa per sähköpostilaatikko. Se on pieni investointi verrattuna siihen minkälaisen vaikutelman ammattimainen yrityssähköposti antaa.

Domain ja sähköposti ovat osa yrityksesi ilmettä

Domain ja yrityssähköposti ovat pieniä asioita jotka yhdessä luovat ammattimaisen kokonaisuuden. Sama nimi verkkosivuissa ja sähköpostissa vahvistaa brändiäsi. Asiakas muistaa sinut helpommin ja luottaa yritykseesi enemmän.

Kun pyydät verkkosivuja, kysy samalla domainin ja yrityssähköpostin järjestelyistä. Usein ne voi hoitaa samassa paketissa ja sama tekijä auttaa kaikessa. Näin saat kaiken kuntoon kerralla ilman ylimääräistä vaivaa.