Miten tehdä hyvät kiitosviestit lomakkeille

Asiakas täytti yhteydenottolomakkeen tai tilasi uutiskirjeen. Mitä hän näkee seuraavaksi? Jos näyttö on tyhjä tai viesti epäselvä, asiakas voi epäröidä. Oliko viesti perillä? Mitä nyt? Hyvä kiitosviesti rauhoittaa, kertoo mitä tapahtuu ja pitää asiakkaan tyytyväisenä. Tässä miten kiitosviesti toimii parhaiten.

Vahvista että viesti meni perille

Asiakas haluaa tietää että toiminto onnistui. Selkeä viesti: Kiitos, viestisi on vastaanotettu. Tai: Tilauksesi on vahvistettu. Älä jätä asiakasta miettimään. Yksinkertainen vahvistus poistaa epäilyn ja luo hyvän tunteen. Tämä on tärkein osa kiitosviestistä.

Kerro milloin vastaat

Asiakas haluaa tietää mitä odottaa. Vastaatko samana päivänä? Vuorokauden kuluessa? Viikon sisällä? Kerro suoraan. Esimerkiksi: Vastaamme yleensä arkipäivisin 24 tunnin kuluessa. Tai: Olemme yhteydessä sinuun huomenna klo 16 mennessä. Kun asiakas tietää odotukset, hän ei huoli eikä soita turhaan. Selkeä aikataulu vähentää myös omaa työmäärää.

Kerro seuraavat askeleet

Mitä tapahtuu nyt? Soitatko takaisin? Lähetätkö sähköpostilla tarjouksen? Tuleeko vahvistus sähköpostilla? Lyhyt lista seuraavista askeleista auttaa asiakasta. Hän tietää missä mennään. Ei tarvitse olla pitkä. Muutama rivi riittää.

Lämmin ja ammattimainen sävy

Kiitosviesti on tilaisuus jättää hyvä vaikutelma. Lämmin mutta ammattimainen sävy sopii parhaiten. "Kiitos yhteydenotostasi, olemme iloisia että otit yhteyttä" kuulostaa ystävälliseltä. Älä ole liian virallinen eikä liian rento. Tasapaino luo luottamusta.

Vahvistus sähköpostilla

Jos lomake lähettää vahvistuksen sähköpostilla, varmista että se tulee perille. Tarkista roskapostikansio. Kerro sivulla että vahvistus tulee sähköpostilla. Jos asiakas ei saa viestiä, hän voi epäillä että jotain meni pieleen. Pieni huomio estää huolen.

Hyvä kiitosviesti ei vie paljoa aikaa tehdä. Vahvistus, vastausaika, seuraavat askeleet ja lämmin sävy. Kun asiakas tietää että viesti meni perille ja mitä odottaa, hän on tyytyväinen. Pieni vaiva, iso vaikutus asiakaskokemukseen.